تجزیه و تحلیل شغل چیست و 7 مرحله برای انجام یک هدف

تجزیه و تحلیل شغل اغلب به عنوان فرآیندی برای شناسایی وظایف، مسئولیت ها، مهارت ها، اهداف و محیط کار برای یک کار خاص شناخته می شود. به طور معمول از آن برای ایجاد توصیف شغلی مناسب استفاده می شود - با این حال بسیار بیشتر از آن را شامل می شود. آنچه با استخدام شروع می شود - وقتی خوب انجام شود - همچنین انتقال کارمند شما به نقش جدید را بهبود می بخشد و از رشد بلند مدت آنها پشتیبانی می کند.

فرهنگ امروز محیط کار ما را ملزم می کند تا تعریف تجزیه و تحلیل شغل را گسترش دهیم. در حال حاضر شامل انتظارات، اهداف، مهارت ها و شایستگی ها، انتظارات متداول، اطلاعات بررسی عملکرد و هر چیز دیگری برای آموزش کارمند برای دستیابی به تسلط بر نقش است. هنگامی که به خوبی انجام شود، این سطح از جزئیات در یک پست شغلی می تواند تعداد برنامه هایی را که از طریق شفافیت کامل دریافت می کنید افزایش دهد. از آنجا، مدیران، همسالان و رهبری می توانند برای کارهای دیگر به همان کار بزرگ تکیه کنند. بنابراین، بیایید با بازتعریف آن از استفاده از آن برای توصیف شغل تا تعیین چگونگی افزایش ارزش نقش برای یک تیم و سازمان شروع کنیم.

چرا انجام تجزیه و تحلیل شغل ضروری است؟

وقتی تجزیه و تحلیل شغل حاوی جزئیاتی در مورد نقش، انتظارات، شایستگی ها، برنامه های در حال اجرا، وظایف روزمره و سایر جزئیات از این قبیل است (و فقط توصیف شغل نیست)، سازمان شما می تواند از اطلاعات برای ابتکارات استفاده کند، مانند:

·         استخدام

·         انتخاب

·         شبانه روزی

·         آموزش

·         توسعه شغلی

·         سلامت و امنیت

·         انطباق

·         کارایی

·         خاتمه دادن

·         خارج از صفحه

·         و بیشتر!

یکی از مزایای طراحی تجزیه و تحلیل شغل با این سطح از جزئیات این است که چگونه دانش داوطلب شما را در مورد نحوه ارزش افزوده به سازمان و اینکه آیا آنها برای انجام این کار مجهز هستند یا خیر، بهبود می بخشد. این امر به واجد شرایط بودن داوطلبان کمک می کند و سپس مستقیماً در تجربه کارکنان خود خونریزی می کند، جایی که مدیران می توانند انتظارات و مسئولیت ها را مرور کرده و اهداف دقیق 30-60-90 روزه را تعیین کنند. این همچنین بستری برای بررسی عملکرد آنها و نحوه برآوردن نیازهای نقش است.

انجام یک کار خوب برای تنظیم انتظارات در طول فرآیند سوار شدن نیز به روند offboarding ارزش می افزاید. اگر مدیران وظایف خوبی را برای ایجاد انتظارات واضح از نقش انجام دهند، و نامزد این انتظارات را برآورده نکند، باید تعجب کرد که نتیجه نگرفت. با وارد کردن این جزئیات در تجزیه و تحلیل دقیق شغل، بررسی اولیه و سپس بررسی بر اساس انتظارات یکسان، هر دو طرف درک ملموسی از مواردی که نیازها برآورده نشده است خواهند داشت و منجر به خروج مدنی خواهد شد.

گذشته از فرایند خاتمه و خروج، تجزیه و تحلیل شغل که حاوی جزئیات غنی در مورد نقش است، همچنین می تواند رشد مداوم کارکنان را تقویت کند. مهارت ها، شایستگی ها و سایر جزئیات به شما کمک می کند تا پایه و اساس روند مربیگری و توسعه خود را تشکیل دهید. مدیران و کارکنان می توانند از این جزئیات تجزیه و تحلیل شغل برای یادگیری نحوه توسعه و پیشرفت به سمت تسلط بر نقش استفاده کنند. این دانش و مرور مستمر به آنها کمک می کند تا راهی روشن داشته باشند یا به عبارت دیگر آنها را دقیقاً به "X" هدایت کنند.

1. الزامات شغلی را مرور کنید

تجزیه و تحلیل شغل مستلزم این است که درک عمیق تری از عملکرد روزانه کارکنان خود داشته باشید. گاهی اوقات دشوار می شود که دید جامعی از انتظارات، مسئولیت ها و شایستگی های بالقوه مورد نیاز در یک نقش واحد داشته باشید. تلاش برای به دست آوردن این اطلاعات ارزش دارد هم از نظر مدیریت و هم از سوی کارکنان در مورد انتظارات، الزامات و مهارتهای روزانه داوطلب برای موفقیت در این نقش. با درخواست از یک کارمند فعلی یا قبلی (به عنوان مثال فردی که از آن سمت ارتقا یافته است) شرح وظایف روزانه خود را بدست آورید، جزئیات مورد نیاز برای شروع تجزیه و تحلیل شغل عالی را کشف خواهید کرد.

نکته: مطمئن شوید که برای تجزیه و تحلیل شغل، پاسخهای دقیق و مفصلی از کارمند فعلی یا قبلی دریافت کرده اید. هرچه توضیحات شما دقیق تر باشد، کارمند جدید شما بهتر می تواند دستورالعمل ها و انتظارات را دنبال کند.

اقدامات:

    یک جلسه با کارمند فعلی یا قبلی برای بررسی کار رزرو کنید

    یک جلسه با مدیر رزرو کنید تا انتظارات را در این نقش مشخص کنید

    رزرو یک جلسه با رهبری سازمان را در نظر بگیرید تا انتظارات از دست رفته را برجسته کنید

    یک نظرسنجی به کارمند فعلی که در مورد شغل پرس و جو می کند ارسال کنید.

2. درباره شرح مشاغل مشابه تحقیق کنید

در جنگ استعدادها، نسبت به کاری که رقبای شما انجام می دهند کور نباشید. بدانید که متقاضیان کار به دنبال چه چیزی هستند و چگونه انتظارات در سازمان آنها تعریف می شود. برای اجتناب از نادیده گرفتن جنبه های مهم شغل، انواع شرح وظایف سازمان های مختلف را مرور کنید. همچنین می آموزید که آنها از حیاتی ترین جنبه های شغل چه چیزی را درک می کنند.

نکته: به دنبال شرح دقیق مشاغل باشید. برخی از شرکتها حتی اهداف 30-60-90 خود را در پست ارسال می کنند! تشخیص دهید که چگونه شرکت های دیگر تکامل را برای درک بیشتر پتانسیل نقش ترسیم کرده اند.

3. نتایج مورد نیاز برای کار را مشخص کنید

به این موضوع مانند اهداف 30-60-90 روزه خود فکر کنید. این نقش چگونه با اهداف و اهداف کلی سازمان شما همخوانی دارد؟ در هفته اول، هفته 10 چه انتظاری داریم و با تصدی آن چگونه تکامل می یابد؟ شناسایی این امر به شما امکان می دهد تا انتظارات را تعریف کرده و همچنین میزان ارزشی را که انتظار داریم نقش در طول زمان ارائه دهد، تعیین کنید.

نکته: برای جلوگیری از سردرگمی، واضح و مختصر باشید. هدف در اینجا این است که هرکس در سازمان شما بتواند بفهمد که شخص در این موقعیت چه می کند و چگونه از اهداف سازمان شما حمایت می کند.

اقدامات:

·         مهارت ها و شایستگی های موفقیت در این نقش را تعریف کنید

·         اهداف سازمان را مشخص کنید

·         انتظارات روشنی را برای کارمند جدید تعیین کنید

·         نگرشها و رفتارهای مورد نظر را شرح دهید

·         یک افسانه گلزنی تعریف کنید که موفقیت را تعریف می کند

·         یک جدول زمانی برای روند بازبینی تهیه کنید

·         ایجاد گروه های حقوق و دستمزد بر اساس تکامل نقش

4. بازده شغلی را بررسی کنید

نیازهای سازمان خود را مطالعه کنید. آیا وظایفی وجود دارد که می توانید به بخش یا کارمند دیگری اختصاص دهید؟ آیا راه حلی برای بهینه سازی مسئولیت های کارکنان شما وجود دارد؟ هنگام ایجاد تجزیه و تحلیل شغل، کارایی هر بخش و نقش را مشخص کنید. ممکن است وظایفی وجود داشته باشد که در جاهای دیگر مناسب تر باشد. اگر چنین است، ممکن است دیگر مایل نباشید برخی از وظایف شغل را شامل شوید.

نکته: برای همه مشاغل موجود تجزیه و تحلیل شغل ایجاد کنید، نه فقط برای یک شغل جدید. به این ترتیب، می توانید مسئولیت ها و نتایج را نقد کنید تا تشخیص دهید آیا نقش دیگری برای کارهای خاص مناسب تر است یا خیر.

5. تعیین مهارت ها و آموزش های مورد نیاز

طبق گفته موسسه مشاوره مدیریت غزال هنگام ورود به کارمند جدید، بررسی کنید که چه ابزارها و تخصص هایی را می توانید برای دستیابی به موفقیت کوتاه مدت و بلند مدت آموزش دهید. هدف در اینجا این است که آنچه را که می توانید به کارکنان خود در چند هفته اول و در طول سال به او ارائه دهید، شناسایی کنید تا در مسیر تسلط بر نقش خود به او کمک کنید. در تجزیه و تحلیل شغل خود، این شکاف ها را مشخص کنید.

نکته: تجزیه و تحلیل کار را تا آنجا که می توانید دقیق کنید! در مورد ابزار و آموزش مورد نیاز برای این نقش، از یک کارمند فعلی یا قبلی در آن موقعیت توصیه کنید. کشف کنید که آیا یک راه بهینه برای درک آنچه از آنها نیاز دارید وجود دارد.

اقدامات:

·         مهارت های مورد نیاز برای آموزش را تعریف کنید

·         تصمیم گیری در مورد روش آموزش (گروه کوچک، مبتنی بر رایانه و غیره)

·         ارزیابی اثربخشی آموزش (در صورت نیاز اصلاح شود)

6. نوارهای حقوق را تعریف کنید

تعیین دستمزد یک شغل می تواند مشکل باشد. تجزیه و تحلیل شغل شما می تواند به حل این مشکل کمک کند. تجزیه و تحلیل شغل مهارت ها، محیط کار، مسئولیت ها، تحصیلات و سایر موارد مورد نیاز برای رمزگشایی یک برنامه مناسب را روشن می کند.

تعیین دقیق این جزئیات شغلی کلیدی به شما امکان می دهد حقوق را به طور دقیق و همچنین نحوه تغییر آن با تصدی گری تنظیم کنید.