5 مورد ضروری در سیستم های اتوماسیون اداری آنلاین

اتوماسیون اداری آنلاین فرآیند مشاهده جریان داده ها به تنهایی و بدون هیچ گونه مداخله انسانی ، عدم دقت و خطا است. این فرآیند استفاده از یک ابزار اتوماسیون برای ایجاد ، جمع آوری ، ذخیره ، تجزیه و تحلیل و به اشتراک گذاری داده های محرمانه دفتر است که برای انجام موثر وظایف معمول و فرآیندهای روزمره مورد نیاز است.

فناوری تأثیر جدی در کارهای روزمره اداره اداری داشته است. ایمیل ها جایگزین یادداشت ها شده اند ، درایوهای اشتراکی کابینت های بایگانی را از بین می برند و بیومتریک مهر زنی در برگه کارمندان را به دست می گیرد. بسیاری از مشاغل فکر می کنند که صرفاً بدون داشتن کاغذ ، به نیروانای اتوماسیون اداری رسیده اند.

اما اتوماسیون اداری در کل یک بازی متفاوت است.

استفاده از فرم های آنلاین و ارسال دعوت نامه تقویم Google ممکن است به این معنی باشد که شما کاغذ زیادی خالی کرده اید ، اما به این معنی نیست که خودکار هستید. این فقط به این معنی است که شما به جای فشار دادن به اطراف مقاله ، به دور داده ها فشار می آورید.

اتوماسیون اداری آنلاین چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد بدون دخالت و عدم دقت بشر به تنهایی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمانها کمک می کنند تا برای انجام وظایف و فرایندهای روزمره به طور ایمن جمع آوری ، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند. این فرآیندها و رویه های موجود تجاری را بهینه و خودکار می کند.

چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

در عصر دیجیتال امروز ، اتوماسیون اداری آنلاین مجموعه ای از مزایا را برای سازمانها در هر اندازه ارائه می دهند. سیستم های اتوماسیون اداری قدرتمند ، تلاش دستی را کاهش داده و مقدار زیادی داده را در فضای کم ذخیره می کنند. آنها نه تنها وظایف روزمره را ساده می کنند بلکه بازیابی اطلاعات را نیز تسریع می کنند. علاوه بر این ، این ابزارها قابلیت مشاهده فرآیند را بهبود می بخشند و به مشاغل کمک می کنند تا گلوگاه ها را به راحتی تشخیص دهند.

از طرف دیگر ، می توانید به صورت خودکار جریان داده ها را مشاهده کنید - این اتوماسیون است.

برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارتند از:

·         کاهش تلاش دستی برای انجام کارهای پیش پا افتاده

·         کاهش خطاهای دستی

·         کوچک شدن زمان پردازش موارد

·         دریافت بینش از معیارهای عملکرد فرآیند

·         به دست آوردن دید فرآیند بیشتر و شناسایی گلوگاه های احتمالی

·         تصمیم گیری صحیح تجاری بر اساس داده ها

اتوماسیون اداری آنلاین به روند کار شما کارایی می بخشد ، اما شما باید از ایمیل ها و فرم های دیجیتال فراتر بروید تا واقعاً از آن استقبال کنید.

اگر به دنبال یک راه حل اتوماسیون اداری هستید که بتواند گردش کار شرکت شما را به سطح بالاتری برساند ، به هر چیزی که این پنج مورد ضروری را نداشته باشد ، اکتفا نکنید.

پنج مورد ضروری از ابزارهای اتوماسیون اداری

1. طراح گردش کار آسان

ایجاد گردش کار قبلاً دامنه رمزگذاران سخت افزار سیستم بود. بنابراین ، با تکامل نرم افزار گردش کار ، فرض بر این شد که افرادی که از آن استفاده می کنند نیز برنامه نویسان باشند.

با این حال ، یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با در نظر گرفتن کاربر تجاری و نه رمزگذار ، شروع شود.

وقتی می خواهید یک ابزار اتوماسیون اداری را امتحان کنید ، کار خود را با ایجاد گردش کار شروع کنید. چقدر آسان است؟ آیا می توانید بصورت بصری دنباله ای از وظایف مورد نیاز برای اتمام یک فرآیند را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اول نمی توانید آن را کشف کنید ، باید به گزینه بعدی بروید.

یک نرم افزار نباید تعیین کند که کسب و کار شما چگونه باید فعالیت خود را تنظیم کند. در عوض باید به تیم های شما کمک کند تا فرایندهای موجود را تقویت کنند.

2. سازگاری با موبایل

دفتر شما تلفن همراه است و همه ابزارهای شما نیز باید باشد. خواه کارگر از راه دور داشته باشید و یا فقط می خواهید در حالی که منتظر پرواز هستید ، اعلام حضور کنید ، ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب کرده اید باید هنگام سفر به چین بر روی تلفن شخصی همانطور که در رایانه در دفتر اصلی کار می کند کار کند.

کمپین بازاریابی شما نمی تواند یک روز به تأخیر بیفتد فقط به این دلیل که باید منتظر باشید تا Greg از تعطیلات خود در Machu Picchu برگردد.

شما باید بتوانید فرایندهای اصلی خود را از یک ابر امن اجرا کنید و هرگز نگران نباشید که داده های شما کجاست و چه کسی از آنها محافظت می کند. اگر از یک ابزار اتوماسیون اداری مانند Kissflow استفاده می کنید ، پس از آن Greg می تواند از طریق لابی هتل خود در پرو ، برنامه بازاریابی را از طریق تلفن همراه خود دنبال کند و قبل از اینکه برای گرفتن عکس های سلفی با لاماها حرکت کند ، سرش را تکان می دهد.

3. ادغام با سایر نرم افزارها

نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین تنها چیزی نیست که شما در حال اجرا هستید. شما پایگاه داده داخلی خود ، CRM ، اتوماسیون بازاریابی را دریافت کرده اید. ابزار ation ، و نرم افزار مالی شما ، و این فقط برای مبتدیان است. وقتی به این همه سیستم متکی هستید ، به ابزاری نیاز دارید که فقط خودش را نگه ندارد.

از بین تمام نرم افزارهای موجود ، اتوماسیون اداری باید ساده ترین ادغام با سایر ابزارهای شما باشد. اگر اینگونه نباشد ، شما در حال انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر هستید.

هنگام ارزیابی ، ببینید چه نوع نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین چه نوع پیش ادغام هایی را ارائه می دهد یا اینکه از اتصال به ابزاری مانند Zapier برای دسترسی آزاد به هزاران ابزار ابری دیگر بهره می برد.