مدیریت فرآیند دقیقاً چیست؟ یک توضیح کامل

پاسخ به این سوال که "مدیریت فرآیند چیست" بسیار فراتر از مفهوم صرفاً ترسیم فعالیتهایی است که در روال عملیاتی شرکت ها اتفاق می افتد.

شما باید در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار شنیده باشید. اما مدیریت فرایند دقیقاً چیست ، اداره یک تجارت با فرآیندها به چه معناست؟ خوب ، برای پاسخ به این س toال ، توضیح مراحل پروژه نقشه برداری فرآیند ضروری است.

بنابراین مدیریت فرآیند چیست؟

مردم درک می کنند که فرایندها فعالیتهایی هستند که توسط یک بخش خاص انجام می شود. این اشتباه است؛ فرایندها به دیوارهایی که اتاق های یک شرکت را تقسیم می کند محدود نمی شود ، بلکه در بخشهای مختلف نفوذ می کند. ما این را "انتها به انتها" می نامیم. بدین معنا که یک فرایند به انتها جریان اصلی مناطق مختلف و موقعیت های مختلف مدیران یک ساختار سازمانی را در نظر می گیرد.

هرچه سطح مقطع بزرگتر باشد ، احتمال اینکه پرونده به انتها برسد بیشتر است. این محدوده اجازه می دهد تا مفهوم فرآیند سر به سر با هر فرایندی که تأثیر مستقیم یا غیر مستقیم بر سازمان دارد ، اعم از واقعی یا بالقوه ، مکرر یا فصلی برای هر یک از طرفین ذینفع ، مشخص شود

شرکتها فرآیندهای خود را از طریق مصاحبه با سران هر بخش طراحی می کنند ، که همه فعالیتهای تحت مسئولیت خود و زیردستان خود را فاش می کنند. پس از ترسیم همه جریانها ، لازم است جریان هر بخش یکسان شود. با جریان یکپارچه ، اکنون می توانیم در مورد فرایندها صحبت کنیم زیرا تا آن زمان ، جریانهای طراحی شده فقط فعالیتهای بخشها بودند.

مدیریت فرایند: چه کسی مسئول هر فرآیند است

اکنون که فرآیندهای سازمان را می دانیم ، با آنها چه کنیم؟ برای داشتن مدیریت فرآیند ، لازم است مشخص شود که مسئول هر یک از آنها ، که به عنوان صاحب فرآیند نیز شناخته می شود ، مسئول است. مدیر مسئول بهبود فرایند است ، مسئولیت پذیری لازم برای اطمینان از اثربخشی فرایند را دارد و نیاز به محافظت از فرآیندها را ارزیابی می کند. به طور کلی ، صاحبان فرآیند نحوه انجام کار را مدیریت می کنند ، اما نه لزوماً افرادی که کار را انجام می دهند.

فرآیند نگاشت پروژه با هدف "تکمیل" مدیریت سازمان ها انجام می شود و به این ترتیب می تواند فرآیند محور (افقی) باشد و نه عمودی. بسیار متداول است که دریابیم که شرکت ها به طور فزاینده ای فرآیندهای خود را ترسیم می کنند و سپس نمی دانند با آنها چکار کنند. در حقیقت ، این شرکت ها در دسته مدیریتی قرار می گیرند که هنوز با فرایندهای پیشین خود کار می کنند.

تغییر مدیریت مشاوره یک شرکت به افقی کاربردی یک کار ساده و سریع نیست. برای انجام این "سرنگونی" ، ما باید علاوه بر صاحبان فرایند ، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را برای نظارت بر عملکرد هر فرآیند تعریف کنیم.

معمولاً حدود 40 درصد از اطلاعات مورد نیاز برای نظارت بر KPI در شرکت نیست ، زیرا این امر به سازمان امکان ایجاد کنترل های جدید ، سفارشی سازی سیستم ها و حتی ایجاد فرایندهای جدید را می دهد.

یکی دیگر از نکات ضروری برای مدیریت فرآیند کسب و کار تجاری واقعی ، اتخاذ رویه های کاری بر اساس فعالیت های ارائه شده در فرایندهای شرکت ، استانداردسازی نحوه انجام کار ، کمک به افراد برای جذب سریع و م tasksثر کارهای جدید است.

در این مرحله ، من معتقدم که ما به مدیریت رویه ای با سابقه عملکردی رفته ایم. برای دستیابی به مدیریت با فرایندهای افقی ، باید مسئولیت های مناسبی را به صاحبان فرآیند واگذار کرده و فرآیندهای کمیته ای ایجاد کنیم.

هدف کمیته فرآیند هنگام ترسیم فعالیتها

شناسایی و حل مشکلات یکپارچه سازی بین فرایندی ، تعارض بین رهبران فرایند و عملکردی ، تخصیص منابع و همسویی فرایند در مقابل استراتژی

·         نظارت بر سبد فرآیندهای شرکت و هماهنگ سازی ، اولویت بندی و اجازه دادن به تحولات (برنامه های عملی).

·         اولویت بندی و تخصیص منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف فرایند.

·         ردیابی و گزارش معیارها (شاخص ها) عملکرد فرایند صاحبان فرآیند.

·         انجام و نگهداری روش ها و دستورالعمل های کاری مشاغل.

·         کمیته فرایند متشکل از یک هماهنگ کننده و اعضا (همه طرف های علاقه مند ، با تمرکز بر هیئت مدیره و مدیریت خط اول ، و سایر مهمانانی که مناسب می دانند) است.

·         یکی دیگر از عوامل مهم که نباید فراموش کنیم تغییر فرهنگ در سازمان است ، مردم عادت دارند که به طور سلسله مراتبی به کار خود پاسخ دهند و مدیریت توسط فرایندهایی که این متخصصان به صاحبان فرایند پاسخ می دهند.

سخن پایانی

تنها پس از انجام این کار ، همراه با بلوغ فرآیندها و افراد و تغییرات فرهنگی آنها ، می توانید بگویید که شرکت شما دارای مدیریت فرآیند محور است.

آیا شرکت شما در حال حاضر پاسخ این را می داند که مدیریت فرآیند چیست؟ ابزارهای BPM برخی از ابزارهای کلیدی برای ایجاد این واقعیت برای کسب و کار شما هستند!